فرایند شناسایی دانشجویان مشمول آیین نامه استاد مشاور و ارجاع آنان به استاد مشاور:
- شناسایی دانشجویان مشمول آیین نامه استاد مشاور شامل دانشجویان تازه وارد، مشروطی، 2 نمره افت معدل، معدل پایین (12 تا 99/12 برای مقاطع کاردانی، کارشناسی و دکترای عمومی و 14تا 99/14 برای کارشناسی ارشد) در ابتدای هر ترم تحصیلی توسط اداره آموزش دانشکده ها.
- ارجاع لیست دانشجویان شناسایی شده به مسئول اساتید مشاور دانشکده و همچنین یک نسخه از آن به واحد استاد مشاور مدیریت امور آموزشی دانشگاه.
- تفکیک و تقسیم دانشجویان مورد نظر بین استادان مشاور از طرف مسئول استاد مشاور دانشکده و معرفی دانشجویان به استاد مشاور مربوط در قالب نامه رسمی و از طریق اتوماسیون اداری.
- ارسال رونوشت نامه معرفی دانشجویان به واحد استاد مشاور مدیریت امور آموزشی دانشگاه.
فرایند اخذ گزارش عملکرد استادان مشاور دانشکدهها:
- تکمیل فرم گزارش عملکرد استاد مشاور در پایان هر ترم تحصیلی توسط استادان مشاور و ارسال آن برای مسئول اساتید مشاور دانشکده.
- بررسی گزارش های دریافتی از طرف مسئول اساتید مشاور دانشکده و تجمیع گزارش های دریافتی در قالب یک گزارش و ارسال آن به واحد استاد مشاور مدیریت آموزشی دانشگاه.
- تجمیع گزارش های ارسالی دانشکده ها توسط واحد استاد مشاور مدیریت آموزشی و تجزیه و تحلیل آماری آن و دادن بازخورد از نتایج به دست آمده از اقدامات استادان مشاور به متولیان آموزشی دانشگاه.
فرایند برگزاری جلسات آموزشی استادان مشاور:
- استعلام نیازهای آموزشی استادان مشاور در زمینه های مختلف آموزشی و تلخیص آن در چند بحث عمده.
- استعلام برنامه اجرایی دانشکده ها در خصوص آموزش استادان مشاور دانشکده بر اساس نیازهای آموزشی استخراج شده در ابتدای هر ترم تحصیلی و گزارش اقدامات انجام شده در پایان هر ترم تحصیلی.
- تهیه لیست مدرسان دوره های آموزشی با همکاری و هماهنگی با گروه آموزشی روانپزشکی و روانشناسی دانشگاه و همچنین اداره مشاوره معاونت دانشجویی فرهنگی.
- گرفتن امتیازات لازم آموزشی و فرهنگی برای استادان حاضر در دوره های آموزشی به منظور ارتقاء شغلی ایشان و با هماهنگی با مدیریت EDC و مدیریت فرهنگی دانشگاه.
فرایند برخط کردن کلیه فعالیت ها و فرایندهای استاد مشاور در سامانه آموزشی مروارید:
- تعریف و توجیه فرایندهای برنامه استاد مشاور برای همکاران واحد رایانه اداره آموزش.
- استعلام مشکلات و نیازهای استادان مشاور در خصوص دسترسی به داده ها و اطلاعات دانشجویان تحت پوشش خود در سامانه آموزشی مروارید و انعکاس آن به واحد رایانه.
- تهیه فرم ها و پرسشنامه های استاندارد روانشناختی جهت ارزیابی بالینی دانشجویان و همچنین فرمهای غیربالینی به منظور ارزیابی آماری و تحلیلی برنامه استاد مشاور و ارسال آن به واحد رایانه به منظور درج در سامانه آموزشی مروارید.
- ارسال فرم ها و پرسشنامه های مورد نظر توسط واحد رایانه دانشگاه به شرکت پشتیبانی سامانه آموزشی در تهران و پیگیری آن تا حصول نتیجه.
فرایند ارزیابی استادان مشاور از طرف دانشجویان تحت پوشش:
- درج فرم ارزیابی استاد مشاور در سامانه آموزشی مروارید و تکمیل آن از طرف دانشجویان تحت پوشش هر یک از استادان مشاور مربوط.
- استخراج فرم های تکمیل شده از طرف دانشجویان توسط مسئول استاد مشاور دانشکده ها در پایان هر ترم تحصیلی و دادن بازخورد نتایج به دست آمده به استادان مشاور دانشکده و همچنین به واحد استاد مشاور مدیریت امور آموزشی.
- به کارگیری و استفاده مسئولان و متولیان آموزشی دانشکده ها از بازخوردها و نتایج حاصل از ارزیابی دانشجویان از استادان مشاور خود در گزینش و انتخاب استادان مشاور دانشکده.
فرایند ارجاع دانشجویان به دیگر سطوح مورد نیاز خدمات مشاوره ای:
- ارجاع دانشجوی تحت پوشش استاد مشاور دانشکده به دفتر مشاوره دانشجویی دانشکده در صورت نیاز و پیگیری آن تا حصول نتیجه.
- ارجاع دانشجوی تحت پوشش استاد مشاور دانشکده به اداره مشاوره و سلامت روان دانشگاه در صورت نیاز و پیگیری آن تا حصول نتیجه.
- ارجاع دانشجوی تحت پوشش استاد مشاور به هسته پیشرفت تحصیلی دانشکده در صورت نیاز و پیگیری لازم تا حصول نتیجه.
- هماهنگی لازم و مقتضی بین واحد استاد مشاور دانشکده ها و دفتر مشاور دانشجویی، اداره مشاوره و دیگر واحدهای مرتبط با برنامه استاد مشاور.
فرایند انتخاب استاد مشاور نمونه:
- انتخاب استاد مشاور نمونه هر یک از دانشکده ها در پایان هر ترم تحصیلی بر اساس گزارش عملکرد استادان مشاور و همچنین بر اساس ارزیابی صورت گرفته شده از طرف دانشجویان.
- انتخاب استاد مشاور دانشگاه در پایان سال تحصیلی بر اساس گزارش ها و ملاک های مورد نظر و انعکاس آن به ریاست دانشگاه.
- قدردانی لازم و مقتضی از استادان مشاور نمونه و انعکاس و اطلاع رسانی مناسب آن در سطح دانشگاه و واحدهای تابعه.